Der Unterschied zwischen erfolgreichen Leuten und sehr
erfolgreichen Leuten ist, dass die sehr erfolgreichen Leute zu
beinahe allem Nein sagen.
Warren Buffet
Dieses Zitat von Warren Buffet unterstreicht ein Phänomen in unserer Arbeitswelt. Die fehlende Kunst Nein zu sagen. Das beginnt dabei, dass der Großteil der Arbeitswelt sich von einkommenden Mails den Tagesablauf vorgeben lässt. Das führt häufig zur Erledigung völlig sinnloser, nicht wertschöpfender Tätigkeiten. Diese Tätigkeiten werden womöglich sogar sehr effizient erledigt, sind aber leider alles andere als effektiv.
Zeitmanagement
Zeitmanagement heißt eigentlich nichts anderes als:
Die richtigen Dinge tun und diese möglichst richtig zu machen.
Also effektiv und effizient zu arbeiten.
Beides lernst du in diesem Artikel und wir geben dir hilfreiche Arbeitsblätter und Tools an die Hand.
Zeitmanagement - Effizient vs. Effektiv
Es ist an dieser Stelle notwendig den Unterschied zwischen effizient sein und effektiv
sein zu verstehen.
Viele Personen, die man im Berufsalltag kennen lernt sind unheimlich effizient. Sie organisieren sich großartig. Sie haben ein ausgefeiltes System an Ordnern, Kategorien und Regeln in Ihrem Mailprogramm, das einkommende Emails sofort vorsortiert. Dadurch können Sie Emails unheimlich schnell beantworten und wiederfinden. Man staunt, wenn solche Personen dann 100 Mails am Tag
beantworten, bis man erfährt, dass die eigentlichen Aufgaben der Person nicht erfüllt werden. Denn effizient zu sein heißt nur die Dinge richtig, also möglichst ökonomisch zu tun. Es hat aber überhaupt nichts damit zu tun die richtigen Dinge zu tun.
Eine Person die nur zweimal am Tag ins Emailpostfach schaut und sich den restlichen Tag möglichst ungestört den wirklich wertschöpfenden Tätigkeiten widmet, ist effektiv.
Sie beantwortet alle wichtigen Mails zwei Mal täglich auf einen Schlag. Sie startet am Morgen nicht damit die Mails zu checken, sondern mit der wichtigsten Aufgabe des Tages. Sie lässt sich nicht von Mails den Tagesablauf aufdrücken.
Es geht also darum die wirklich wichtigen Dinge zu erkennen und umzusetzen und den
Rest wegzulassen, oder wenn notwendig zu delegieren.
Unwichtige Dinge werden nicht wichtig, nur weil man sie effizient erledigt!
Denn du kannst unheimlich effizient an absolut effektlosen Tätigkeiten arbeiten. Du kannst effizienter als alle anderen ein Loch graben. Wenn du aber eigentlich kein Loch brauchst, war all die Effizienz ohne Effekt.
Zeitmanagement Methode 1:
Wichtig und unwichtig erkennen lernen!
Die meisten können wichtig und unwichtig in ihrem Arbeitsalltag nicht unterscheiden.
Wichtig wird das genommen, das am lautesten um die Ecke kommt.
Dringend ist aber nicht gleich wichtig!! Es gibt dringende unwichtige Dinge, sowie wichtige nicht dringende Dinge.
Dringende Dinge wirken häufig nur deshalb wichtig, weil sie direkt sichtbar sind. Sie tauchen vor dir auf und fordern sofortige Erledigung. Häufig resultiert diese Dringlichkeit jedoch aus den Prioritäten und Erwartungen anderer. So kann es sein, dass du Dingen Zeit einräumst, die in Wahrheit gar nicht erledigt werden müssten oder sich von selbst erledigen.
Wie schon der Kabarettist Ernst Waldbrunn sagte:
„Viele Probleme erledigen sich von selbst, wenn man sie nicht dabei stört.“
Entscheide dich also für Dinge, die wirklich wertschöpfend sind. Wertschöpfend heißt, es führt entweder zu mehr Kunden, zu zufriedeneren Kunden oder zu weniger Ausgaben. Wenn keines davon zutrifft dann lass es!
Diesen wertschöpfenden Tätigkeiten solltest du 80% deiner Aufmerksamkeit schenken. Dann bleiben immer noch 20% für verbleibende Tätigkeiten über, die jedoch auch entweder zum Unternehmensergebnis beitragen, oder die Kundenzufriedenheit steigern sollten. Die folgende Abbildung verdeutlicht, womit du dich zuerst beschäftigen solltest.
Zeitmanagement Methode 2:
Die 2 Fragen!
Wie erkennt man nun aber die richtigen Dinge im Tumult des Alltags?
Ich möchte dir dazu zwei Fragen an die Hand geben, die du dir von nun an bei jeder Tätigkeit zur Kontrolle in den Kopf rufen kannst. Am besten du schreibst sie auf ein Post-It und klebst sie an deinen Arbeitsplatz.
1.) Trägt diese Aufgabe zu den von mir gesetzten Wochenzielen bei?
Du brauchst eine Schablone, die du über aufkommende Tätigkeiten halten kannst, um zu entscheiden ob das denn nun wirklich wichtig ist. Das Geheimnis effektive Tätigkeiten zu erkennen liegt in einer schriftlichen Definition von mittel- und langfristigen Zielen.
Wenn du haargenau weißt und es schriftlich festgehalten hast, dass in der kommenden Woche das einzig Wichtige ist Kundenakquise für Produkt A zu betreiben, wirst du dich von einer Anfrage eines Lieferanten für das in vier Monaten erscheinende Produkt B nicht ablenken lassen. Wenn du jedoch ohne Ziel und Richtung in die Woche gehst, wird der dringend wirkende Tonfall im Mail des Lieferanten dich dazu bewegen alles andere liegen zu lassen. Leute glauben immer ihre Anfrage ist die dringendste, auch wenn das in der Regel nicht stimmt.
Konzentriere dich auf deinen Wochenplan und lass dich nicht ablenken! Wenn du deine Wochenziele kennst, lässt du dich durch vermeintlich dringende Dinge nicht von den wirklich wichtigen Dingen ablenken! Eine Vorlage dazu findest du weiter unten.
2.) Wenn das was du gerade tust, das Einzige wäre, dass du am heutigen Tag erledigen würdest, wärst du damit zufrieden?
Die zweite Frage stammt von Timothy Ferris und hilft dabei die Tätigkeit mit dem notwendigen Abstand zu betrachten. Durch diese Frage erkennst du schnell, ob du dich gerade etwas widmest das von Wert ist, oder nur Zeit totschlägst mit effektloser Effizienz.
Zeitmanagement Methode 3:
Planung!
Es empfiehlt sich auf zwei Ebenen zu planen.
Ebene 1: Grob für ein Jahr auf Kalenderwochenbasis.
Dadurch gewährleistest du, dass deine Aktionen gut übers Jahr verteilt sind und du kannst saisonale Begebenheiten und Events miteinplanen. Es empfiehlt sich daher gewisse Eckpfeiler vorab einzutragen. Eckpfeiler sind beispielsweise Messen, wichtige Ereignisse, oder auch geschäftswirksame Tage.
Ein Blumenhändler darf beispielsweise nicht auf den Valentinstag vergessen.
Es geht hier also nicht darum dich minutiös an den Plan zu halten, sondern dir einen Überblick über das Gesamtkunstwerk zu verschaffen.
Du kannst die folgende Excel-Vorlage dafür verwenden. Der Download ist weiter unten.
Druck sie dir aus und plane dein Jahr damit grob voraus. Definiere dir darin fünf Jahresziele. Aus diesen Jahreszielen leitest du wiederum Monatsziele ab.
Wenn du beispielsweise als Jahresziel „Produkt XY mit Marktanteil von 2% in den Markt einführen“ definierst, könntest du im September das Ziel „Auf der Messe XY 40 Kontakte zum Nachverfolgen gewinnen“ definieren.
Ebene 2: Fein für die jeweils kommende Kalenderwoche.
Parallel dazu empfiehlt es sich jeweils am Freitag der vergangenen Woche, oder auch sonntags, die wichtigsten Vorhaben der nächsten Woche zu planen. Dadurch hast du eine mittelfristige Ausrichtung und lässt dich von Störgeräuschen im Alltag nicht so schnell ablenken.
Definiere dir dazu fünf Wochenziele. Diese musst du aus den jeweiligen Monatszielen ableiten.
Wenn du im September das Ziel „Auf der Messe XY 40 Kontakte zum Nachverfolgen gewinnen“ definiert hast, kannst du dir in Kalenderwoche 35 das Ziel „Leadmagnet zur Kontaktgewinnung für Messe XY vorbereiten“ setzen.
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Zeitmanagement Methode 4:
Vergiss Multitasking!
Nun da du schriftlich festgehalten hast, die richtigen Dinge zu tun, kümmern wir uns darum, die Dinge auch richtig zu tun. Vorab wollen wir mit dem Mythos, dass Multitasking effizient sei, aufräumen, der sich beinhart in den Köpfen der Menschen hält.
Multitasking ist nicht effizient!
Das Institut für Arbeit und Gesundheit der deutschen gesetzlichen Unfallversicherung hat 2010 eine Studie durchgeführt, in der unterschiedliche Aufgaben während der Autofahrt durchzuführen waren. Die Ergebnisse zeigten, dass Multitasking nicht im Geringsten effizienter ist als Singletasking.
Laut den französischen Neurowissenschaftlern Sylvain Charron und Etienne Koechlin liegt das daran, dass das Gehirn gar nicht dazu in der Lage ist zwei Dinge gleichzeitig durchzuführen. Vielmehr wechselt es rasant zwischen beiden Tätigkeiten hin und her.
Das Ergebnis: Du bekommst nur die Hälfte mit.
Wenn du zehn Seiten kopieren willst, wirst du auch nicht zwei kopieren und dich dann anderen Dingen zuwenden. Du wirst alle zehn in einem Rutsch kopieren. Bei Telefonaten, oder Emails tun wir aber genau das. Wir unterbrechen zusammengehörende Handlungen und teilen unsere Aufmerksamkeit auf. Diese Halbherzigkeit führt zu Fehlern und Qualitätseinbußen.
Wie arbeitest du effizient?
Am effizientesten arbeitet man, wenn man eine Sache nach der anderen mit vollem Fokus erledigt. Das heißt, wenn man sich nicht von Kleinigkeiten ablenken lässt. Unser Aktionsplan tut also da bereits das Notwendige, um die wichtigen Dinge im Fokus zu behalten.
Das heißt nicht, dass du nicht mehrere Projekte gleichzeitig am Laufen haben sollst. Es empfiehlt sich sogar mehrere Projekte parallel abzuwickeln, weil diese sich in der Regel befruchten und du, je nach Laune, von Tätigkeit zu Tätigkeit wechseln kannst. Dadurch bleibst du geschmeidig und motiviert. Dir fällt bei der einen Sache vielleicht etwas für die andere Sache ein, weil du dann den notwendigen Abstand von der ersten Sache gewonnen hast.
Zeitmanagement Methode 5:
Schau nie als erstes am Morgen in dein Mailpostfach!
Sondern auf deine Liste mit den Wochenzielen. Das erste Mal wirfst du am späten Vormittag einen Blick in deine Mails. Bis dahin erledigst du die wirklich wichtigen Dinge des Tages!
Das zweite Mal checkst du Mails zwei Stunden vor Arbeitsende. Du beantwortest, was notwendig ist und planst dann anhand deines Fortschrittes und des Wochenplans den Einstieg in den nächsten Tag.
Zeitmanagement Methode 6:
Zuerst Mail, dann Telefon, dann Termin!
Versuche, wenn möglich Dinge zuerst per Email zu regeln. Das ist immer noch der effizienteste Weg. Du kannst mehrere Empfänger parallel erreichen, du kannst Dinge bildlich untermalen und so leichter verständlich machen. Du bestimmst wieviel Zeit du in die Tätigkeit investierst und du musst nichts protokollieren, denn du hast ja das Mail zur Nachverfolgung.
Erst wenn notwendig, klärst du Dinge per Telefon!
Und erst dann per persönlichem Meeting!
Wenn du zu Terminen eingeladen wirst, frag nach einer schriftlichen Agenda. Frag konkret welche Fragen beantwortet werden müssen. Zu 90% kannst du die Fragen dann per Mail klären und ersparst dir mögliche Anreise, Abreise und dergleichen.
Zeitmanagement Methode 7:
Leg dir die Rutsche!
Jene wichtige Tätigkeit, die am nächsten Morgen als erstes gestartet werden soll, musst du am Vorabend vorbereiten!
Wenn du dazu zwei Emails ausgedruckt benötigst, erledige es gleich noch und leg die Emails sauber für den nächsten Tag bereit. Dadurch legst du dir die Rutsche und machst es am nächsten Tag leicht, wieder den Einstieg in die Effektivität zu finden. Du weißt außerdem, dass der Start am nächsten Tag passen wird und kannst zufrieden in den Feierabend gehen.
Zeitmanagement Methode 8:
Effektiv heißt nicht viel!
Effektiv arbeiten heißt nicht möglichst viel zu arbeiten, sondern möglichst wenig.
Leute glauben, wenn sie bis 9 Uhr abends im Büro sitzen, hätten sie tolle Arbeit geleistet. Im Grunde genommen ist das aber völlig falsch gedacht, denn jener der die Arbeit um 4 Uhr erledigt hat und zu seiner Familie heimfährt ist der eigentliche Gewinner!
Wenn du nun behauptest, du hast aber so viel Arbeit, dass das nicht geht, dann musst du lernen zu Automatisieren und zu Delegieren. Niemand wünscht sich am Ende des Lebens mehr Zeit in der Arbeit verbracht zu haben.
Zeitmanagement Methode 9:
Automatisieren!
Dein wöchentlicher Rückblick ist die perfekte Grundlage, um Tätigkeiten zu finden, die sich automatisieren lassen.
Das Geheimnis für Automation liegt in der Transparenz. Je transparenter ein Arbeitsschritt ist, das heißt je klarer ist, was zu tun ist, desto leichter kannst du ihn automatisieren. Arbeite daher so, als müsstest du dein Unternehmen bald an jemand anderen übergeben. Dann wirst du deine Abläufe, sauber und transparent gestalten.
Zeitmanagement Methode 10:
Delegieren!
Gleiches gilt fürs Delegieren. Auch hierbei helfen dir transparente Abläufe. Vielen Einzelunternehmern fällt es schwer Arbeit abzugeben, weil sie der Meinung sind, nur wenn sie es selber machen, wird es auch gut. Das stimmt aber nicht.
Wenn du etwas delegierst, entscheidet die Genauigkeit der Zielbeschreibung über das Resultat. Je genauer du im Vorhinein festlegst, wie das Ergebnis aussehen soll, desto näher kann es an dein Wunschergebnis herankommen. Je besser du zusätzlich vermittelst, aus welchem Grund derjenige die Aufgabe erledigen soll, desto stärker wird er sich mit der Aufgabe identifizieren. Aber wie gut du deine Vorstellung auch vermitteln magst, das Ergebnis kann nie exakt deiner Vorstellung entsprechen. Gut werden kann es aber sehr wohl! Vielleicht sogar besser, als in deiner Vorstellung.
Also: Wenn es exakt so werden muss, wie du es dir vorstellst, musst du es selber machen. Alles andere kannst du delegieren.
Tool: Virtuelle Assistenten
Wenn du Aufgaben hast für die du Unterstützung benötigst, aber niemanden fix anstellen willst, oder räumlich keinen Arbeitsplatz zur Verfügung stellen kannst, bieten sich virtuelle Assistenten an.
Von Recherchetätigkeiten über einfache Datenerfassung und Telefonakquise bis hin zur kompletten Auftragsabwicklung hinter einem Onlineshop ist hier fast alles möglich.
Du schilderst möglichst exakt deine Tätigkeit und deine Erwartungshaltung, legst ein Limit fest, zum Beispiel 50 Euro und die Assistenten arbeiten los. Wenn das Limit erreicht ist, zum Beispiel nach 5h bei 10 Euro Stundesatz erhältst du das Ergebnis und kannst entscheiden wie weitergemacht wird.
Kosten: unterschiedlich
Zeitmanagement Methode 11:
Pausen!
Gönne dir deine Pausen. Mit jeder Pause investierst du langfristig in deinen Erfolg!
Viele glauben sie müssten als Selbstständige rund um die Uhr arbeiten. Und je mehr sie arbeiten würden, desto mehr würden sie verdienen. Das stimmt aber nur bedingt.
Ein Beispiel: Angenommen wir betreiben ein Sägewerk. Je mehr Baumstämme wir zu Brettern verarbeiten, desto mehr Geld haben wir. Aus maximaler Ertragssicht müssten wir unsere Säge also 24 Stunden, rund um die Uhr, sägen lassen. Gesagt getan. Wir sägen los. Nach 36 Stunden Dauersägen geht die Säge kaputt. Was ist passiert?
Wir haben zu kurzfristig gedacht. Wir haben keinerlei proaktive Vorbeugung betrieben. Wir haben keine Instandhaltung und Wartungszeiten eingeplant.
Der Ansatz: „Je mehr Arbeit, desto mehr Geld“ stimmt nicht!
Wenn du 24 Stunden am Tag arbeitest, bist du nach einer Woche tot. Es gibt also einen optimalen Auslastungspunkt. An diesem Punkt erzielst du maximale Erträge unter Berücksichtigung einer langfristig orientierten Auslastung. Eine langfristig orientierte Auslastung ist nur möglich, wenn du vorbeugend Wartungs- und Instandhaltungszyklen einplanst.
Was sind die Wartungs- und Instandhaltungszyklen des Menschen?
Zeit, die er in sich selbst investiert. Entspannung, Ausgleich, Sport, Freunde, Familie. Du musst also Zeit in dich investieren, um Zeit zu haben, die du in die Arbeit investieren kannst! Am besten eignet sich meines Erachtens ein kurzer Spaziergang oder Sport, um neue Energie zu tanken. Wenn du zwischenzeitlich Entspannung brauchst, aber nicht rausgehen willst oder kannst, kann dir aber auch Calm weiterhelfen.
Tool: Calm
Du wählst auf der Seite dein Wunschmotiv, zum Beispiel einen Bergsee oder den Sonnenuntergang am Strand und Schwupps bist du virtuell dort. Du siehst den Bergsee sanft und glänzend vor dir liegen, du hörst Vögel zwitschern und siehst den Wind über das Wasser streifen.
Kosten: 0 Euro
FAZIT
Zeitmanagement ist keine Kunst. Es ist Methodik, Planung, Diziplin und Pausen. Mit den oben angeführten Zeitmanagement Methoden hast du alles, was du benötigst, um nun effektiv und effizient zu arbeiten. Viel Spaß!
Wenn du Hilfe brauchst. Schreib uns einfach hier.
Wir wünschen dir viel Erfolg und Freude mit deinem Business!
